Wie organiseert ?
In Nederland is roefeldag een initiatief van NJF Jantje Beton.
Jantje Beton verzorgt in principe
alle benodigde materialen: roefelposters, wervingsfolders voor bedrijven, roefelkranten voor de
kinderen, inschrijfformulieren, buttons, persmappen en roefelkondes.
Al dit materiaal kun je als plaatselijk roefel-comité gratis over beschikken.
Bovendien
zijn te koop: roefel-t-shirts, ballonnen en de roefeldisk (een computerprogramma om makkelijker
routes en groepjes te vormen). Verder doet Jantje Beton niet veel.
In alle plaatsen waar in Nederland roefeldag georganiseerd wordt, is er een roefel-comité, een
groep mensen die plaatselijk alles organiseren. Dit kan een stichting zijn die zich met
jeugd/buurtwerk bezighoudt, een vereniging die door 't jaar heel andere activiteiten doet of een
paar mensen die 't
gewoon leuk lijkt om kinderen te laten roefelen.
Hoezo Scouting ?
In Heerlen werd de eerste roefeldag georganiseerd door 'n stichting (Mimosa, ik ken ze niet) Ik
had daar toevallig iets over gelezen en ging met 'n groepje kabouters roefelen. Het jaar daarop
werd er niets meer georganiseerd, dus hebben we het met onze scoutinggroep zelf verzorgd,
eigenlijk alleen voor onze jeugdleden. Twee jaar later ('97) groeide dit uit
tot een dag waar 300 kids uit heel Heerlen aan deelnamen.
Daarna hebben we enkele jaren geen roefeldag gehouden omdat we te weinig mensen hadden. In 2001 hebben we de draad weer opgepakt en zijn we de Roefeldag in de herfstvakantie gaan houden met een groter team.
Sinds 2004 organiseren we de Jantje Beton Roefeldag samen met Scouting St. Jan Baptist. De helft van de routes starten bij Bekkerveld en de helft bij St. Jan Baptist. We hebben nu ook een nieuwe website: www.roefeldag.tk
Hoe pakken wij het aan ?
| tijdplanning 2002 |
tijdplanning '97 |
|---|
| nog 4 maanden | eerste vergadering | nog 4 maanden | eerste vergadering |
| | Werving roefelplaatsen | | Werving roefelplaatsen |
| nog 6 weken | routes maken (week) | nog 6 weken | routes maken (weekend) |
| nog 4 weken | infomateriaal met lijst roefelplaatsen en posters naar scholen | | roefelkranten met routes/ aanmeldings-
formulier naar scholen |
| 2005: online aanmelden via database | elke zaterdag inschrijven bij het scoutinggebouw en 1 week via 'n bus op scholen | nog 3 weken | aanmeldingen binnen |
| | groepjes indelen (weekend) |
| nog 2 weken | schoolinschrijvers indelen en bevestiging op school ophangen | nog 2 weken | lijsten met namen/ groepje/ start/ eindtijd/ begeleider naar scholen |
| | roefelplaatsen weten definitief hoe laat groepjes komen | | roefelplaatsen weten definitief hoe laat groepjes komen |
| Roefeldag | Groepjes met begeleiders ontvangen en laten starten,
allerlei roefel-, inloop en workshop activiteiten bij Scouting | Roefeldag | Begeleiders hun kinderen en routes geven, laten starten
eventuele activiteiten op centrale post verzorgen |
| erna | roefelplaatsen bedanken | erna | roefelplaatsen bedanken |
| | evaluatie | | evaluatie |
|
|---|
We komen zo'n 4 maanden tevoren met het ProjectTeam bij elkaar om een tijdplanning te maken en
taken te verdelen. De taken zijn:
- roefelplaatsen werven (bedrijven winkels instellingen)
- contact met de scholen onderhouden
- routes maken (en groepjes indelen)
- PR: persberichten, foto's
- coördinatie
- financiën en sponsoring
- communicatie Roefelplaatsen
- inschrijven kinderen op H.K.
- PR-materialen maken
- Brieven met gegevens groepjes
- inhoud Roefelen bij scouting, inloopactiviteiten
- planning en organisatie centrale post
- aanvraag materiaal
- beheer website
- controleren internet-inschrijvingen
PR
De PR is veel-omvattend en vindt gedurende de hele organisatie-periode plaats. Persberichten
voor de wijk-, weekbladen en TV (-krant) (eerst gericht op bedrijven, daarna werving kinderen,
ten slotte berichtgeving over het verloop). Verslaggevers uitnodigen voor de dag zelf.
Plaatselijk promotie-materiaal verzorgen (info voor roefelplaatsen, de routes en wat je er gaat
doen voor de kids, klaarmaken en rondbrengen posters).
Werving roefelplaatsen
Het werkt 't beste vind ik om de roefelplaatsen persoonlijk te benaderen. Sommige kun je meteen boeken, andere sturen de info op of je krijgt pas na 3 keer opbellen antwoord.
Anderen geven er de voorkeur aan om de info op te sturen en een paar dagen later op te bellen. Andersom is ook mogelijk.
Routes en groepjes
Voor ons werkt het 't beste om eerst de routes in te delen en dan de kinderen 'n route te laten
kiezen. De groepjes kun je dan 'n stuk makkelijker indelen .
De eerste keer probeerden we voor groepjes leuke routes
samen te stellen uit 'n aantal bedrijven met verschillende tijden en 'n berg kinderen met andere voorkeuren. Makkelijk is dit indelen nooit. Vroeger bood Jantje Beton hiervoor de roefeldisk aan. Maar die hebben wij nooit geprobeerd.
Voor de begeleiding van de groepjes gebruiken wij voornamelijk ouders die met de
aanmeldingsformulieren van de kinderen binnenkomen ("Ik weet ook wel iemand die...") Het aantal
begeleiders is wel oké, maar de meeste ouders willen alleen 'n groepje met hun eigen kids begeleiden. Bovendien moet je bij 't indelen er rekening mee houden welke ouders 'n auto hebben.
Om eerst de routes te maken is het wel nodig dat je op tijd zekerheid over de deelnemende roefelplaatsen hebt. Voor het maken van de routes gebruiken we een schema met per roefelplaats een tijdbalk waarop aangegeven is wanneer groepjes kunnen komen. En dan maken we afwisselende routes waarbij de maximale capaciteit proberen te benutten. (Uitgezonderd als er bij een roefelplaats overcapaciteit lijkt te ontstaan.)
Doordat we de kinderen tegenwoordig bij het scoutinggebouw laten inschrijven, kiezen ze zelf een route uit het momentele aanbod. Dus geen moeite met groepjes indelen meer. Je moet de groepjes wel nog controleren.
Omdat het vooraf langskomen wel een deelnamedrempel is, kan men ook inschrijven via internet. Hier wordt steeds meer gebruik van gemaakt.
We hebben in 2005 een inschrijfsysteem voor internet laten ontwikkelen waarbij alle aanmeldingen direct in een database terechtkomen. Via internet kunnen lijsten met deelnemers uitgelezen worden en worden de aanmeldingen gecontroleerd. Inschrijven bij de scouting gaat nu ook via internet.
Dit bespaart veel werk m.b.t. het invoeren van gegevens en het bijwerken en controleren van aanmeldingen.
Scholen
Via de scholen komen verreweg de meeste aanmeldingen binnen. Daarom is goed contact met de
scholen belangrijk. Zorg dat ze weten wat Roefeldag is en 't promotie-materiaal uitdelen en
aanmeldingen verzamelen.
We gebruikten in 2002 een inschrijfbus met formuliertjes op 1 centrale plek in enkele scholen en de bibliotheek. Daarbij hingen posters met alle roefelroutes. Dit leverde niet voldoende inschrijvingen op in verhouding tot de moeite.
Coördinatie
Een goede coördinatie gedurende het hele traject is noodzakelijk. Ook op de dag zelf moeten
mensen weten wat er gedaan moet worden. Als er nog activiteiten op de centrale post zijn, kan
het snel hectisch worden.
Waarom ?
De belangrijkste vraag die je jezelf moet stellen is: "Waarom wil je Roefeldag houden ? Wat is
je doel ?"
Voor ons zijn er eigenlijk een drietal doelen:
- Een leuke en leerzame dag voor kinderen uit heel Heerlen die willen Roefelen.
- Een gave activiteit voor onze scouts.
- Een grote PR-waarde waardoor je leden kunt werven.
Vanwege het derde doel is het voordelig om de Roefeldag met slechts een of twee groepen te
organiseren. Je kunt dan ook makkelijk bij de centrale post (ons H.K.), waar iedereen zich dient
aan te melden, scouting-activiteiten en promotie verzorgen.
Het nadeel is duidelijk: je bent met minder mensen, het is veel werk en kunt dus de continuïteit
van roefeldag minder goed garanderen. Of je moet op het aantal deelnemers (doel 1) gaan
bezuinigen.
Nou, Roefel ze!
Scouting-groet,
Jan Willem Gooyen
Scouting Bekkerveld Heerlen
Presentatie
We hebben een powerpoint-presentatie gemaakt over de roefeldag voor de Internationale Vrijwilligers Dag. Deze is hier te bekijken:
Presentatie met foto's (500 KB)
Presentatie zonder foto's (100 KB)
Zie ook de Roefeldag-site van Jantje Beton.
